Müşterilere Gönderilmesi Zorunlu Belgelere İlişkin Gönderim Prosedürü

1. AMAÇ VE KAPSAM

İşbu prosedürün amacı, İşbu prosedürün amacı, Whitebit Kripto Varlık Alım Satım Platformu A.Ş. (“Şirket”) olarak Sermaye Piyasası Kurulu’nun ilgili düzenlemeleri çerçevesinde müşterilere gönderilmesi zorunlu olan tüm belgelerin, zamanında, eksiksiz ve güvenli biçimde iletilmesine ilişkin kuralları belirlemektir. Prosedür; hesap açılış sözleşmeleri, risk bildirim formları, hizmet sözleşmeleri, işlem özeti ve dekontları, bilgilendirme yükümlülükleri ve diğer tüm Kurul tarafından gönderimi zorunlu tutulan dokümanları kapsar.

2. MEVZUATA UYUM

İşbu prosedür; “Kripto Varlık Hizmet Sağlayıcıların Kuruluş ve Faaliyet Esasları Hakkında Tebliğ (III-35/B.1)”, “Kripto Varlık Hizmet Sağlayıcıların Çalışma Usul ve Esasları ile Sermaye Yeterliliği Hakkında Tebliğ (III-35/B.2)”, “Bilgi Sistemleri Yönetimine İlişkin Usul ve Esaslar Tebliği (VII-128.10)”, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) ve ilgili diğer ikincil düzenlemelere uygun olarak hazırlanmıştır.

3. BELGE TÜRLERİ VE İLETİM ZORUNLULUKLARI

Şirket, Kurul düzenlemeleri uyarınca müşterilere iletilmesi zorunlu olan aşağıdaki belge türlerini tanımlar ve sistemlerinde bu belgelerin izlenebilir iletimine yönelik süreçleri tesis eder:

Müşteri Sözleşmeleri: Kripto varlık alım satımına aracılık hizmeti çerçevesinde imzalanması gereken çerçeve sözleşmeler, hizmet sözleşmeleri, hesap açılış formları ve kimlik tespiti belgeleri.
Risk Bildirim Formları: İşlem yapılacak kripto varlıkların fiyat oynaklığı, saklama riskleri, likidite, karşı taraf riski gibi hususlara ilişkin müşterilerin aydınlatılmasına yönelik formlar.
Bilgilendirme ve Onay Belgeleri: Kullanıcıya sunulan ürün ve hizmetler ile ilgili mevzuata uygun aydınlatma metinleri, açık rıza formları, platform kullanım kuralları, ücret ve komisyon tarifeleri.
İşlem Belgeleri: Müşteri tarafından gerçekleştirilen her bir kripto varlık işlemi, fon transferi, para çekme veya yatırma işlemine ilişkin dekontlar, e-fatura ve e-arşiv belgeleri.
Değişiklik Bildirimleri: Sözleşme koşullarında, ücret/komisyon oranlarında, kullanım koşullarında veya platform işleyişinde yapılan değişikliklerin müşteriyle paylaşılması.
Düzenleyici Uyum Belgeleri: Kurul düzenlemeleri uyarınca talep edilen ek beyan formları, bilgi güncelleme talepleri, risk sınıflandırma değerlendirmeleri gibi belgeler.

Bu belgelerin her biri, müşterinin onayına veya bilgilendirilmesine sunulmadan işlem tesis edilemeyecek belgeler olup, iletim zamanlaması, içerik uygunluğu ve erişilebilirliği denetime tabidir.

4. BELGE GÖNDERİM YÖNTEMLERİ

Şirket, belgelerin müşterilere gönderimini aşağıdaki yöntemler üzerinden gerçekleştirir ve her yöntem için iletim kanıtı oluşturur:

Elektronik Tebligat / Platform İçi Bildirim: Kullanıcı arayüzü üzerinden platform girişine bağlı olarak müşterilere iletilen belgeler, “okundu/onaylandı” ibaresi ile birlikte kayıt altına alınır.
E-posta ile Bildirim: Belgelerin müşterinin sistemde kayıtlı e-posta adresine gönderimi yapılır. Gönderim SMTP logları, iletim durumu, açılma bilgisi ve hata raporlarıyla takip edilir.
SMS ile Bilgilendirme: Kritik değişiklikler veya önemli belgeler hakkında SMS ile bilgilendirme yapılabilir. SMS gönderim logları, içerik ve zaman damgası ile saklanır.
Islak İmzalı Gönderim (Zorunlu Hallerde): Kanunen fiziki imza gerektiren belgeler, müşteri adresine kargo/kurye ile gönderilir. Teslimat makbuzları arşivlenir.
e-İmza / Mobil İmza: GİB onaylı e-imza ya da mobil imza altyapısıyla imzalanması gereken belgelerde ilgili sistem entegrasyonları kullanılır. İmza zaman damgası ile birlikte saklanır.

Tüm gönderim yöntemleri, belgelerin müşteriye ulaştığını ve içeriğin eksiksiz olduğunu teyit edebilecek nitelikte sistemsel kayıt altyapısı ile desteklenir.

5. BELGE TESLİMATININ KANITLANMASI VE KAYIT ALTINA ALINMASI

Şirket, belgelerin müşterilere gönderildiğini ve erişildiğini kanıtlayabilecek teknik altyapıyı kurar ve aşağıdaki esaslara göre süreci kayıt altına alır:

Okundu/Onaylandı Kayıtları: Platform üzerinden yapılan bildirimlerde, müşterinin ilgili belgeyi görüntülediğine veya onayladığına ilişkin işlem zamanı, kullanıcı ID’si, IP adresi ve cihaz bilgisi gibi detaylar ile birlikte kayıt altına alınır. Bu kayıtlar, ilgili belge ile ilişkilendirilerek saklanır.
İletim Logları: E-posta, SMS veya diğer iletişim kanalları üzerinden yapılan bildirimlerin iletim detayları; gönderim zamanı, gönderilen adres, sunucu yanıtı ve hata/teslim bilgileri ile birlikte sistem loglarına kaydedilir.
İmza İzleri: e-imza, mobil imza veya platform içi elektronik onay gibi yöntemlerle imzalanan belgelerde; imzalama zaman damgası, kullanıcı bilgisi ve ilgili belgenin hash değeri kayıt altına alınır.
Fiziki Teslim Kayıtları: Zorunlu hallerde fiziki olarak gönderilen belgelerde; kargo/kurye teslim tutanakları, teslim alan kişinin adı ve teslim tarihi Şirket kayıt sistemine eklenir.
Versiyonlama: Gönderilen belgelerin her versiyonu sistem üzerinde ayrı ayrı etiketlenerek saklanır. Özellikle risk bildirimleri ve çerçeve sözleşmelerin geçmiş versiyonları arşivlenir ve müşteri bazında erişilebilir biçimde tutulur.

Tüm bu kayıtlar, Kurul denetimleri, müşteri uyuşmazlıkları veya iç denetim süreçlerinde kullanılmak üzere en az 10 yıl süreyle, güvenli, değiştirilemez ve erişilebilir formatta muhafaza edilir.

6. RİSK UYARILARI VE ZAMANINDA BİLDİRİM İLKESİ

Şirket, müşterileri bilgilendirmekle yükümlü olduğu risk bildirimleri, operasyonel değişiklikler ve mevzuata dayalı açıklamalar konusunda zamanında ve anlaşılır bildirim yapılmasını teminat altına alır:

Belgeler, ilgili işlemin yapılmasından önce veya müşterinin onayı alınmadan işlem başlatılamayacak şekilde yapılandırılmış süreçlerle sunulur.
Mevzuat, sözleşme veya platform politikasında yapılan önemli değişiklikler, yürürlüğe girmesinden en az 2 iş günü önce müşterilere iletilir.
Yeni bir ürün/hizmet sunulması halinde müşterilere sunulacak risk uyarısı ve kullanım şartları önceden iletilir ve açık rıza/onay alınmadan hizmet aktif hale getirilmez.
Tüm bu bildirimler, ilgili iç sistemlerde zaman damgalı olarak kayıt altına alınır.

7. İÇ DENETİM VE UYUMLULUK GÖZETİMİ

Şirket, bu prosedür kapsamında gerçekleştirilen belge gönderim süreçlerini iç denetim mekanizması çerçevesinde düzenli olarak değerlendirir:

Gönderilen belgeler, iletim logları, müşteri onay kayıtları ve belge versiyonları yılda en az bir kez iç denetim birimi tarafından örneklemeli olarak incelenir.
Denetimlerde ortaya çıkan eksik iletim, geç bildirim, müşteriye ulaşmayan belge gibi bulgular için düzeltici ve önleyici faaliyetler planlanır ve uygulanır.
SPK, MASAK ve diğer denetleyici kurumlarca talep edilmesi halinde, gönderilen her belgeye ilişkin tüm log, onay ve versiyon kayıtları zamanında ve eksiksiz olarak sunulur.

8. YÜRÜRLÜK

İşbu prosedür, 25.03.2025 tarihi itibariyle yürürlüğe girer. Yönetim kurulu tarafından onaylanmış olup şirketin tüm birimlerinde uygulanması zorunludur. Prosedür yılda en az bir kez gözden geçirilir ve mevzuat değişiklikleri, sistem güncellemeleri veya denetim bulguları doğrultusunda revize edilir. Prosedür, Şirket’in tüm birimleri ve hizmet sağlayıcıları için bağlayıcıdır.